Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Bán Trú 365 - Hướng dẫn sử dụng phần mềm
Tài liệu này hướng dẫn toàn bộ quy trình sử dụng phần mềm quản lý bếp ăn bán trú, từ thiết lập ban đầu đến vận hành hàng ngày và xuất chứng từ.
Phần 1
Bắt đầu nhanh
Làm 1 lần
Thiết lập ban đầu
Cấu hình thông tin đơn vị & phiếu in
Thiết lập → Thông tin đơn vị
Khai báo nhà cung cấp
Danh mục → Nhà cung cấp
Khai báo thực phẩm
Danh mục → Thực phẩm
Khai báo món ăn và định lượng
Danh mục → Món ăn
Đầu mỗi tháng
Khai báo tháng mới
Khai báo sĩ số & ngân sách
Tháng ăn → Thông tin tháng
Khai báo lịch nghỉ và bữa ăn
Thiết lập → Bữa ăn | Tháng ăn → Lịch ăn
Cập nhật danh mục nếu cần
Danh mục → NCC / Thực phẩm / Món ăn
Lên thực đơn tháng
Thực đơn → Tháng hiện tại
Mỗi ngày
Vận hành
Xem và điều chỉnh kế hoạch thực phẩm
Kế hoạch thực phẩm → chọn ngày
Bấm Xác nhận
Hệ thống tự xử lý mua hàng & kho
Khi cần
In chứng từ
Chọn chứng từ cần in
Xem danh sách mẫu ở Phần 6
In phiếu hoặc lưu file PDF
A4, portrait, tắt header/footer trình duyệt
Lưu ý: Định mức thực phẩm trong món ăn là dữ liệu quan trọng nhất — ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch mua hàng tự động mỗi ngày. Dành thời gian nhập chính xác ngay từ đầu.
Phần 2
Giới thiệu & Đăng nhập
2.1 Bán Trú 365 là gì?
Bán Trú 365 là phần mềm quản lý bếp ăn bán trú dành cho các trường học tổ chức bữa ăn bán trú theo Nghị định 66/2025/NĐ-CP — giúp kế toán lập thực đơn, kiểm soát mua hàng, quản lý kho và xuất đủ chứng từ kế toán theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, thay thế hoàn toàn việc làm thủ công trên Excel.
Thực đơn & kế hoạch thực phẩm
Lên thực đơn tháng, tự động tính định lượng nguyên liệu theo sĩ số từng ngày.
Mua hàng & nhập kho
Tạo đề nghị mua, lập bảng kê, nhập kho — tồn kho cập nhật tự động theo FIFO.
Kiểm thực 3 bước
Kiểm tra nguyên liệu, giám sát chế biến và lưu mẫu thức ăn theo Quyết định 1246/QĐ-BYT.
Xuất chứng từ & báo cáo
In PDF các mẫu chứng từ (Mẫu 0–13) và xuất Excel bảng tổng hợp — hỗ trợ tổ chức chứng từ theo Thông tư 24/2024/TT-BTC.
Thiết kế cho 1 người dùng. Kế toán trường tự vận hành từ đầu đến cuối — không cần bộ phận IT, không cần cài đặt thêm phần mềm.
2.2 Tổng quan giao diện
Giao diện làm việc
- Thanh điều hướng bên trái tập hợp các chức năng thực đơn, mua hàng, kho, kiểm thực, kế toán và thiết lập.
- Khu vực nội dung chính hiển thị công việc theo ngày hoặc tháng ăn đang chọn.
- Thanh trên cùng cho biết đơn vị, tài khoản đang sử dụng và các thao tác nhanh.
2.3 Đăng nhập
Mở trang Đăng nhập, nhập số điện thoại hoặc email và mật khẩu đã được cấp, sau đó chọn Đăng nhập.
Không đăng nhập được hoặc quên mật khẩu? Liên hệ hỗ trợ để được trợ giúp.
Phần 3
Thiết lập ban đầu
Làm 1 lần khi bắt đầu dùng3.1 Cấu hình thông tin đơn vị & phiếu in
Thiết lập → Thông tin đơn vị
- Tên trường, địa chỉ, mã trường
- Chức danh ký phủ, người thực hiện — hiển thị trên tất cả chứng từ khi in
3.2 Khai báo nhà cung cấp
Danh mục → Nhà cung cấp
- Thêm các đầu mối cung cấp thực phẩm cho trường
3.3 Khai báo thực phẩm
Danh mục → Thực phẩm
- Tên, đơn vị tính, nhà cung cấp mặc định, giá tham khảo
- Phân loại tươi / khô ảnh hưởng đến cách xuất kho
3.4 Khai báo món ăn
Danh mục → Món ăn
- Tên món, bữa áp dụng
- Định mức từng thực phẩm trong món (gram/suất) — hệ thống dùng để tự tính kế hoạch mua hàng
Lưu ý: Định mức càng chính xác, kế hoạch mua hàng tự động càng sát thực tế.
Phần 4
Khai báo đầu tháng
Làm mỗi tháng4.1 Khai báo sĩ số & ngân sách tháng
Tháng ăn → Thông tin tháng
- Sĩ số từng khối / bữa, ngân sách (đồng/suất/bữa)
- Hệ thống dùng để tính chi phí và kiểm soát ngân sách trong tháng
4.2 Kiểm tra bữa ăn & lịch ăn
Thiết lập → Bữa ăn | Tháng ăn → Lịch ăn
- Xác nhận các bữa Sáng / Trưa / Chiều còn đúng không
- Đánh dấu ngày nghỉ lễ, nghỉ học — những ngày này sẽ không tính vào thực đơn và mua hàng
4.3 Kiểm tra / cập nhật thực phẩm định kỳ
Danh mục → Thực phẩm
- Cập nhật giá tham khảo nếu thị trường thay đổi so với tháng trước
4.4 Cập nhật danh mục nếu cần
Danh mục → Nhà cung cấp / Thực phẩm / Món ăn
- Thêm nhà cung cấp mới hoặc thực phẩm mới phát sinh trong tháng
- Thêm / chỉnh món ăn, cập nhật định mức nếu công thức thay đổi
4.5 Lên thực đơn tháng
Thực đơn → Tháng [hiện tại]
- Chọn ngày → chọn bữa → chọn món ăn
- Hệ thống tự tính kế hoạch mua hàng ngay khi thực đơn được lưu
Phần 5
Vận hành hàng ngày
5.1 Kiểm tra kế hoạch mua hàng
Kế hoạch thực phẩm → chọn ngày
- Hệ thống đã tự tính số lượng từng thực phẩm — kiểm tra và điều chỉnh nếu cần
5.2 Xác nhận kế hoạch
Kế hoạch thực phẩm → Xác nhận
- Hệ thống tự động ghi nhận mua hàng và cập nhật kho — không cần thao tác thêm
Phần 6
In chứng từ
6.1 Danh sách mẫu chứng từ
Bán Trú 365 hỗ trợ lập, in và lưu trữ các phiếu, sổ và bảng tổng hợp phục vụ công tác kế toán bếp ăn bán trú trường học. Tên chứng từ được trình bày theo nghiệp vụ kế toán thông dụng, hỗ trợ đơn vị tổ chức hồ sơ theo Thông tư 24/2024/TT-BTC.
Chứng từ mua hàng, kho và kế toán bán trú
- Đề nghị mua sắm thực phẩm
- Bảng kê mua hàng thực phẩm
- Phiếu nhập kho thực phẩm
- Sổ giao nhận thực phẩm
- Phiếu xuất kho thực phẩm
- Bảng tổng hợp nhập kho
- Bảng tổng hợp xuất kho
- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho
- Chứng từ chi nấu ăn bán trú
- Phiếu chi
- Phiếu thu
Thực đơn bán trú
- Công khai thực đơn bán trú theo ngày
- Kế hoạch thực đơn bán trú theo tháng
Kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn
- Biên bản kiểm soát thực phẩm
- Mẫu số 1 — Kiểm tra trước khi chế biến thức ăn
- Mẫu số 2 — Kiểm tra trong quá trình chế biến thức ăn
- Mẫu số 3 — Kiểm tra trước khi ăn
- Mẫu số 4 — Nhãn mẫu thức ăn lưu
- Mẫu số 5 — Theo dõi lưu và hủy mẫu thức ăn lưu
Bộ biểu mẫu kiểm thực và lưu mẫu thức ăn theo hướng dẫn tại Quyết định 1246/QĐ-BYT.
6.2 Cách in & lưu PDF
Trên màn hình tương ứng → nút In
- Trang in mở ra tab mới → dùng chức năng In của trình duyệt, chọn Lưu dưới dạng PDF
- Khổ A4, portrait — bỏ chọn header/footer của trình duyệt
Phần 7
Đóng kỳ & Kết tháng
Tính năng đang được phát triển. Hướng dẫn sẽ được cập nhật trong phiên bản tới.
Câu hỏi thường gặp
Thực đơn thay đổi sau khi đã in kế hoạch mua hàng, phải làm gì?
Cập nhật lại thực đơn — hệ thống sẽ tự tính lại kế hoạch mua hàng. Nếu trước đó bạn đã chỉnh tay số lượng trong kế hoạch, hệ thống không ghi đè phần đã chỉnh tay đó. Kiểm tra lại và in lại kế hoạch sau khi thực đơn đã ổn định.
Lỡ xác nhận nhầm ngày, có sửa lại được không?
Liên hệ hỗ trợ qua Zalo 0386 300 082 để được hỗ trợ điều chỉnh. Tính năng tự hoàn tác kế hoạch đã xác nhận sẽ có trong phiên bản tới.
Hệ thống tính số lượng mua hàng như thế nào?
Hệ thống lấy định mức từng thực phẩm trong món ăn (gram/suất) × sĩ số từng bữa × số ngày có ăn trong tháng, rồi trừ đi tồn kho hiện có. Vì vậy nhập định mức chính xác ngay từ đầu là bước quan trọng nhất.
Quên mật khẩu thì làm sao?
Liên hệ hỗ trợ qua Zalo 0386 300 082 để được đặt lại mật khẩu. Tính năng tự đặt lại qua email sẽ có trong phiên bản tới.
Có xuất dữ liệu ra Excel được không?
Có. Các bảng tổng hợp (Mẫu 6, 7, 8) xuất trực tiếp ra file .xlsx. Các chứng từ in (Mẫu 0–5, 9–13) lưu được dưới dạng PDF qua chức năng in của trình duyệt.
Tôi có thể dùng trên điện thoại không?
Bán Trú 365 được thiết kế tối ưu cho laptop và máy tính bàn. Có thể truy cập trên điện thoại nhưng trải nghiệm nhập liệu sẽ không thuận tiện, đặc biệt với các màn hình bảng biểu phức tạp.
Dữ liệu của trường tôi có bị trường khác xem được không?
Không. Mỗi trường có dữ liệu hoàn toàn tách biệt — thực đơn, mua hàng, kho, chứng từ của trường bạn không chia sẻ hay hiển thị với bất kỳ đơn vị nào khác.
Liên hệ hỗ trợ
Zalo / Điện thoại
0386 300 082
- Lợi
Đăng ký sử dụng hoặc hỗ trợ kỹ thuật
Từ 8:00 đến 21:00 hàng ngày